En un momento en el que la
mayoría de los países están luchando contra la pandemia, el papel que
desempeñan las empresas en este escenario es fundamental. Como actores claves de la economía, la
responsabilidad social de las compañías consiste en llevar a cabo una buena
gestión empresarial y, principalmente, garantizar la seguridad y la
organización adecuada de todos sus empleados.
En este momento, las empresas se
están enfrentando a diversos riesgos estratégicos y operacionales, como el
retraso o la interrupción del suministro de materias primas; los cambios en la
demanda de los clientes; el incremento de los costes; las reducciones
logísticas que provocan retrasos en entregas; los problemas de protección de la
salud y la seguridad de los empleados; la insuficiencia de mano de obra; o las
dificultades relacionadas con el comercio de importación y exportación.
Partiendo de un análisis de las
principales prácticas empresariales, en materia de planificación de continuidad
de negocios y gestión de emergencias, exponemos 10 medidas para hacer frente con
garantías a esta situación:
1. Establecer equipos de toma de
decisiones de emergencia.
Todas las compañías deberían
contar con un “Equipo de Respuesta a Emergencias" que establezca la estrategia
y marque los objetivos del plan de emergencia, garantizando que se toman las
decisiones de la manera más rápida y acertada posible.
Este grupo también debería
evaluar los puntos fuertes y débiles de la compañía y de sus profesionales para
ajustar procesos en momentos de crisis.
2. Evaluar los riesgos y
establecer los mecanismos de respuesta de emergencia
Muchas empresas multinacionales
han establecido "planes de contingencia para emergencias" o
"planes de sostenibilidad empresarial", que suelen aplicarse
inmediatamente en caso de una emergencia importante.
Si una empresa no tiene un plan
de este tipo, debe realizar una evaluación exhaustiva de todos los riesgos de
inmediato, analizando el capital humano de la compañía, las subcontrataciones,
la cadena de suministro, los clientes y el sector público (gobiernos).
De acuerdo con la evaluación de
riesgos, la empresa debe responder a cuestiones relacionadas con el espacio de
oficinas, los planes de producción, las adquisiciones, el suministro y la logística,
la seguridad del personal y el capital financiero, así como organizar otros
aspectos relevantes relacionados con los planes de emergencia y la división del
trabajo.
3. Establecer un mecanismo de
comunicación de información positiva..
Es necesario mantener una
comunicación fluida tanto con los públicos internos como con los externos, así
como reforzar los servicios de atención al cliente. De esta forma evitaremos
que se produzca una opinión pública negativa.
Al mismo tiempo, el sistema de
información establecido en la empresa debe utilizarse para recopilar,
transmitir y analizar la información sobre epidemias y emitir avisos de riesgo
inmediatos.
4. Mantener el bienestar físico y
mental de los empleados.
Según una encuesta realizada, el
82% de las empresas afirma que la flexibilidad en el trabajo es, en estos
momentos, el medio más importante de gestión de los profesionales.
Es recomendable que las empresas
establezcan mecanismo de vacaciones y trabajo flexible, utilizando los medios
técnicos y tecnológicos disponibles para establecer métodos de trabajo no
presencial durante periodos extraordinarios.
Además, la empresa debe
establecer un sistema de vigilancia de la salud de los empleados y mantener la
información personal sobre la salud de estos con total garantía de
confidencialidad.
La empresa debe garantizar la
seguridad de los entornos de trabajo mediante la limpieza y desinfección de
estos espacios, cumpliendo con los requisitos de gestión de la higiene de las
autoridades de salud pública nacionales y regionales para los periodos de
enfermedades infecciosas graves.
La empresa debe reforzar la
educación sobre seguridad epidémica, establecer directrices contrastadas de
autoprotección de los empleados y aumentar la conciencia sobre la seguridad y
la prevención de riesgos.
5. Centrarse en los planes de
respuesta por los riesgos generados en la cadena de suministro.
Las empresas suelen contar con
materias primas suficientes y diferentes canales de adquisición de las mismas
para no tener que detener la producción o reemprenderla en cuanto pase el
periodo de cuarentena.
En la gestión de los inventarios,
las organizaciones deben tener en cuenta factores como el bloqueo del consumo,
el correspondiente aumento de los costes financieros y la presión sobre el
flujo de efectivo.
Al mismo tiempo, en las industrias
con ciclos de producción prolongados, las organizaciones deben prepararse con
antelación para un repunte del consumo cuando la epidemia se haya calmado, para
evitar el riesgo de un inventario insuficiente.
6. Desarrollar soluciones para
los riesgos de cumplimiento y mantenimiento de las relaciones con los clientes.
Después de una situación de
emergencia sanitaria, las organizaciones deben trabajar estrechamente con los
clientes para comprender los cambios que ha sufrido el mercado y entender el
impacto de reanudar su actividad.
Además, es importante analizar
exhaustivamente los contratos, ya que, debido a las causas excepcionales y a
las leyes emitidas durante el periodo de crisis, puede que los incumplimientos
de contrato no tengan consecuencias legales.
Las empresas deben identificar y
evaluar los contratos cuya ejecución pueda verse afectada y notificarlo con
celeridad a los clientes, para mitigar las posibles pérdidas, así como evaluar
si es necesario firmar un nuevo contrato o cláusulas adicionales. Es importante
generar y conservar todas las evidencias documentales para utilizarlas en
posibles demandas civiles.
7. Responsabilidad social y
estrategias de desarrollo sostenible en la toma de decisiones.
La publicación de información
corporativa adecuada sobre la crisis puede mejorar la imagen pública de una empresa.
Es necesario poder aplicar la
responsabilidad social de las empresas desde las perspectivas del medio
ambiente, la sociedad, la economía y la estabilidad de los empleados, así como
coordinar las relaciones con la comunidad y las empresas de suministros. Se
debe evaluar el posible impacto y la duración de la epidemia, ajustar los
planes y, a nivel de los accionistas o del consejo de administración, comunicar
las medidas propuestas y los resultados de las mismas.
8. Elaborar un plan de gestión de
los datos de los empleados, la seguridad de la información y la privacidad.
Las empresas deben establecer
mecanismos de gestión de los datos de los empleados y registrar al personal
interno y externo, a los proveedores y al resto de empleados con el que la organización
tenga contacto.
También es necesario formular
planes de respuesta de emergencia en materia de seguridad de la información
para garantizar la misma y la estabilidad de las operaciones. Deben existir
protocolos para asegurar el funcionamiento de redes, sistemas y aplicaciones.
Es fundamental proteger la
privacidad personal y de los datos, tanto de clientes como de empleados. En el
caso de los datos clínicos y médicos, se debe establecer un control de acceso y
un nivel de protección adecuado y según lo establecido por la regulación.
9. Las empresas deben considerar
la posibilidad de ajustar sus presupuestos y sus planes de ejecución.
Aconsejamos a las empresas
prestar especial atención al flujo de caja, para garantizar la seguridad de los
fondos, de acuerdo con el ritmo de los proveedores y los planes de trabajo de
los empleados.
Además, se debería prestar
especial atención a la situación del comercio internacional de importación y
exportación, en particular a los cambios producidos de manera repentina o a los
posibles impactos en los lugares de origen de los principales productos, lo que
podría dar lugar a considerables pérdidas en la propia empresa. Para evitar
estos incidentes, las empresas deben establecer diferentes escenarios que
incluyan las respuestas que se llevarían a cabo en estas situaciones, como
planes de emergencia para proveedores básicos, proveedores alternativos y la
consideración de otros medios de transporte.
10. Actualizar los mecanismos de
gestión de riesgos de la empresa.
Según encuesta sobre Gestión de Riesgos
Empresariales, el 76% de los responsables de riesgos cree que su empresa podría
responder eficazmente si mañana se produjera una emergencia importante. Sin
embargo, solo el 49% de las empresas ha elaborado manuales pertinentes y
realizado pruebas previas basadas en escenarios de emergencia. Además, solo el
32% de las empresas ha llevado a cabo ejercicios de simulación de emergencias
para cada uno de esos escenarios.
La mayoría de las empresas están
expuestas a sufrir diferentes tipos de crisis por riesgos inesperados en
cualquier momento. Por ello, es fundamental establecer o mejorar sus sistemas
de gestión de riesgos para poder identificarlos y elaborar un plan de mitigación.
Fortalecer el sistema de gestión
de riesgos es tan importante como hacer frente a los acontecimientos negativos
cuando estos se producen.
Material recopilado por Esp. Jorge Cortez, Ing.
